教授会の開催事務連絡がメールで来るわけだ。年間のスケジュールは、年度初めに決まっているから改めて連絡することはないのだが、忘れちゃっていたりスケジュール帳に書いてない教員がいたりするから、１週間前位に連絡があって当然だと思う。しかし、そのメールには、開催日時も議題もない。「事務連絡用のウエブサイトに掲示したからそっちで見ろ」というメールなのだ。勿論URLなんか書いてない。書いてなくても、「ブックマークしているのが当然だろ」と言うわけだ。
ウエブサイトに行き、連絡用のトップページを開き、該当する項目をクリックすると、開催日時、場所が書いてあるページにたどりつくわけでもなく、連絡文書のダウンロードボタンがあるだけだ。
pdfファイルをダウンロードして、開くと、ようやく開催日時、場所、議題がわかるわけね。議題だって１０項目くらいだ。A4版１枚の文書だ。会議の資料は別途、開催日の直前にアップロードされるわけだ。会議直前まで資料は揃わないからこれはしょうがない。
メールを受け取る→ブラウザを起動する→ブックマークから該当サイトのトップページを開く→該当ページを開く→該当項目のページを開く→クリックしてファイルをダウンロードする→ダウンロードしたファイルを開く　ようやく内容がわかる　というわけだ。
メール本文に開催日時、場所、議題の項目が書いてあればそれで終わりなのにね。何回か口頭で、〜長に、コピペでいいんだからメール本文に書いてよ、と伝えたのだけど、キャンパスが別れていることもあって、事務職員はときどき移動し、引き継がれることがない。なぜかね。だめだな、こりゃ。
前の勤務地では、事務がメールで教員に一斉連絡ができるようにしたりしたわけだ。メーリスを作ったり、連絡用の連絡サイトも用意したわけだ。全員がメールを使う、ウエブサイトを見るようになる前からネットの管理に関わってきたからね。
メール配信する事務職員は、連絡等のメールの内容を自分で書きたくない。ミスがあったとき責任とりたくないからね。だから、責任者が起草した文書をそのまま配信したいわけだ。したがって一斉配信では、貰った文書をそのまま添付していたわけだ。事務連絡サイトはあるけど、ここに記載したり、文書をアップしたりしても、そしてそのURLを記載しても教員はわがままなのでアクセスしないからね。強引に送り込むしかないのさ。
それでも、添付された文書を開かないのさ。一方的に送られてきたメールの添付書類がウイルスだったりするからね。
だから事務には詳細を添付書類で示すのはいいけど、その会議の開催日時、場所、主な議題はメール本文に書いてちょうだいと依頼したのね。詳細は必要な人が添付書類を見るからね。２，３回繰り返してお願いしたら、以来メール本文に最低限の情報が記載されるようになったよ。
規模が大きいから、単純に比較にはならないけど、前勤務地では以来、メーリスで大量の文書が配信されている。経費削減にかなり貢献しているよね。なんせ出入りの激しい部署なんでメーリスの管理はたいへんなんだけど、メーリスを立ち上げたときからずっと管理しているな。本来は事務の仕事なんだけどね。他の学部ではどうやっているんだろ？