教職員数合計５００名程度の小さな大学のメールサービスは大学職員だけでは維持管理できないから外注になる。立ち上げ時に　KDDIと契約したらしい。KDDIは、収益の上がらない大学のサーバなんてやってられないからサービスは最悪だ。Yahoo とかGoole に負けちゃう。そのYahooも大学相手のメールサービスはやめちゃう。というわけで、教職員のメールサービスがKDDIからGoogleにこの６月に変更になる。
ユーザが５００名程度というと、管理者が管理していた・しているこっちの大学の学部のサービスのユーザより少ない。こっちのサービスも、始めは管理人を含めた教員が実施していたわけだが６年ほど前に、大学中央の情報部門に首を突っ込んでいるベンチャー会社に外注した。もはや大学教員が行うサービスじゃないからね。もっとも大学教員が実施していた・いるサービスだからユーザのわがままに対応した、ユーザからみると嬉しいシステムなのだ。ほかのメールサービスが一通２MB，サーバ容量が最大１００MBなんていう時代の時から、両方とも無制限だもんね。だからデカイ写真を何枚も添付するのが自由で、しばしばよそのネットに届かないとクレームがきてたからな。現在の大学の全学生全教職員へのサービスは同じような制限が依然としてあるから、医学部出身の学長なんか使っていられないわけで、学長は医学部独自のサービスを使っている。
あっちの大学でもKDDIのサーバじゃもはや立ちいかなくなり、変更したのだ。学内での議論なんかなかったよ。トップダウンだな。こっちの大学の医学部ではGoogleに投げようという案は何回もでたけど、大学の・医学部のプライドとかがあって、今ので不自由でないのだから（実は維持管理が大変なんだけどユーザからは見えない）なんでGoogleを使うんだよ？Googleはメール読んでいるぞ、そんなとこに依頼できない　といわけでGoogleに移行することはない。
あっちの大学は、メール読まれているなんてことは無頓着なんでしょうね。セキュリティが甘いんだよね（実は…..というやばい話があるんだけど、ここには書けない）。
長過ぎるIntroductionだったけど、このメールシステムの変更はユーザにとって大変な作業だ。
１）Gmailを利用するにあたって、これまでのメールのパスワードとは異なった、新たに作成された初期パスワードを大学のページから取得する必要がある。この初期パスワードを使ってGmail にログインし（アカウントは既にできている）、新たなパスワードを設定する必要がある。
２）他のパソコン・スマホ等でのWebメール＝Gmail を設定するにあたり、スマホのメッセージ・ショートメールを使ってGoogle側から送られる６桁の数字を受け取り、これを入力する必要がある（一回きりの確認コードだ）。異なったパソコンやスマホでWebメールを利用する場合、全て個別に新たにこの確認コードをGoogleに申請・取得する必要がある。確認コードは使い回しできない。
３）メーラー（WinのLiveとかMacのMail、Thunderbirdなどね）を使う場合は、また別の１２桁の文字列（アプリパスワード）をGoogleに申請し、取得し、設定しないといけない。これも１回だけのパスワードで本来使うパスワードとは別物である。そのPCの、そのメーラーを承認するためだけに使うのだ。使い回しできない。
４）これまでのKDDIのサーバに届いたメールを新しいGmailのアカウントにコピペする必要がある。どうせもう二度と見ないメールなんだから、捨てちゃえばいいんだけどね。幸いなことにKDDIのサーバに保存できるメールの容量の制限があって、ときどき警告がきて、古いのは削除しているはずだから、そのコピペの量は少ないに違いない。最大容量は100MBじゃなかったかな？管理人の場合は、削除したから、コピペの結果、この１月以降のメールしかサーバになかった。こっちの医学の場合だったら数GBあるはずだからやばいことになったな。
つまりパスワードのような文字列・数字列が４種類あるのだ。
初期パスワード、パスワード、６桁数字の確認コード、１２文字のメーラ・アプリ・パスワード　の４つである。こりゃ、皆さん、移行できないですね。ダウンロードできる移行マニュアルは２０ページを超える。読んでられないでしょ。全てのメーラーに対応したマニュアルじゃないしね。IMAP、POP、SMTP、ポート番号、認証方式、暗号化なんて聞いたこともない人ばかりだもんね。
メールの受信設定をともかく６月中に設定しないとメール読めなくなっちゃうからね。大変だな。大学中央の情報関係の部署の人（普通は離れたキャンパスにいる）が個別に設定の援助に来る。一人３０分だそうで、こっちのキャンパスにいる全ての希望する教員に個別に対応することになっている。管理人は、学科の対応者に選ばれたわけだけど、個々の教員の設定なんかやりたくない、仕事は、単にこの援助する人・される人の間の１回だけのスケジュール調整だけですね。あとは個別に連絡して頂戴ですね。でも、相談と称して設定の手伝いをすることになるかもね。断れないんだよね。人がいいから。
[ 追記 ] 2016.6.4
どうやら、あっちのキャンパスでは各学科の助手クラスの若い人が、該当学科の教員の面倒を見ることになっているらしい。こっちのキャンパスでは何故か学科に担当者を指定しろという命があって、管理人の学科では管理人が指名されたのだ。で管理人は助手ではないので、各教員に対応してもらうわけには行かないということらしい。