中小私立大学などはメールサービスを実施するのが負担だから、教職員は別にして、学生には大学が供与するメールアドレスとして、ドメインはその大学独自のではあるが、実際にはYahoo の無料メールを利用しているところが多いと思う。Google も同様に、ドメイン名を大学独自にするが、実態はG-mailという無料サービスをやっている。Yahoo が提供している大学等へのメールサービスが来年６月で廃止になる。
あっちの大学ではこれまで学生へ供与するメールアドレスがYahooだったのでG-mailに変更することになったのだ。現在の４年生はほとんどが卒業しちゃうから関係なく、１年生はすでにG-mailの方にしたので、２、３年生が移転手続きをする必要がある。移転といっても、前のメールを捨てちゃえば、問題はない。
管理者は、メーリングリストを構築して学生との連絡に使っているのだ。他の教員にも公開しているので、利用されている。
Yahooメールはスマホに自動転送すると、サーバから消えちゃうからパソコンでアクセスできなくなっちゃう。添付書類なんかあってスマホに転送されちゃうと学生は困ることになる。スマホでエクセルファイルを可能でも加工しないだろ。学生はそもそも、大学が付与したメールアドレスを使わない。もっぱらスマホメールなのだ。
だから、メーリングリストにはスマホのメールアドレスを登録させている。問題は学生は自由にメールアドレスのアカウント部分を変更しちゃって、届け出ないのだ。だから連絡がついているのかわからない。エラーメールが来ても対応できない。
G-mail はスマホで見るアプリがデフォルトであるし、パソコンでも見える。つまり添付書類があってスマホで処理できなければパソコンで処理できるのだ。
そこで、メーリングリストに登録するメールアドレスは新しい大学が供与するメールアドレスにすれば、学生はメールアドレスを変更できないし、スマホで連絡できるし、パソコンでも読めることになったのだ。
大学が供与するメールアドレスをメーリングリストを作成するから、電子ファイルでくれといったら、担当部署から断られた。個人情報だから渡せないのだそうな。学生への連絡という業務でやっているんだぜ。大学の　e-leaningシステムでも、科目履修者へ一斉送信ができる。しかし、授業担当者だけが使える。クラスの学生、複数クラス、複数学年への一斉メール連絡はできない。できるようにしろと３年以上前からお願いしているのだが実施されない。今度はまた別に学生フォローシステムとかいうのが立ち上がって、こっちではクラス別メーリングリストができそうだというので、現在のメーリングリストを教えてこれと同じ機能にしてくれと依頼中だ。いつできるかわからん。
というわけで、管理者が作成したメーリングリストを運用し続けないといけないわけだ。学生の新しいメアドは大学がくれないから、学生から収集する必要がある。
このメーリングリストは大学公式ではないよ。参加するかどうかは各自の自由だよ。でも担任等から連絡が行くよ。それでよかったらメアドを管理者まで送ってね。
というわけだ。大学はメーリングリストに変な情報が流れることを極端に恐れているのだ。どうやら前例があったらしい。担任が用件でもない、つまらんことをつらつらとスマホメールで流したことがあったらしい。だから学生は受信拒否にしてしまい役たたずになったらしい。そのトラウマがあるらしく、なかなか大学公認メーリングリストを作ってくれない。
昨日の委員会で２、３年生のどれだけが新しいG-mailに移転したを調べたら、３０％程度との報告があった。それではメアド収集ができない。学生に新しいメアドをよこせと言っても移転していなければ収集は不可能だ。
学生へどのようにしたら、YahooメールからG-mail へ、昔のメールをそのまま引き継いで移転できるのかの説明サイトがあるに違いないと思って、そのサイトを知らせて、移転を促進させようと思ったわけだ。大学のサイトをうろついていたら、なんとすごいページに行き当たったのだ。
教員が、学籍番号、あるいは氏名で学生のメールアドレスを検索できるサイトが用意されていたのだ。検索出力はもちろん新しいG-mailのメールアドレスだ。データベースになっているのだ。その検索ページには検索対象のすべての情報（データベース）が表で掲載されてしまっているのだ。学年、学科名、学籍番号、氏名、メールアカウント、そしてなんということか、初期パスワードまで掲載されているのだ。４年生を除く全学生のだ！！
ひでー。個人情報の漏洩云々をわめく部署のすることかよ。
おかげで、学生が移転してようがいまいが関係なく、学生からメアドを収集することなしに、該当学生のメアドを収集できてしまったのだ。これを使ったら違法なのかな？
[ 追記 ]
当然、該当部署に、人を介して、知らせてやったらそのページは無事削除されましたよ。でも、お礼の言葉もないよ。黙っていたってよかったんだぜ。